Auftraggeber
Branche
Informationstechnologie / Bauwirtschaft
(Internetbasierte Dienstleistungen für die Baubranche)
Größe
15 Mio. Euro Umsatz,
90 Mitarbeiter
Mandat
Funktion
Neuaufbau Rechnungslegung binnen Tagen (nach personellem Ausfall)
Auftrag
Analyse und Dokumentation des Prozesses zum Debitoren-Billing. Kurzfristige, manuelle Erstellung der verpassten Abrechnungen. Erstellen eines Werkzeuges mit dem des Business-Team zukünftig selbst Abrechnungen erstellen kann.
Einsatzort
Zürich
Projektdauer
2 Monate
Ausgangslage/Problem
- Die Rechnungslegung eines Geschäftsbereiches erfolgte in einem aufwändigen, manuellen und nicht dokumentierten Prozess (fünfstellige Anzahl Fakturen pro Monat).
- Der einzige dazu fähige Mitarbeiter ist unerwartet und dauerhaft ausgefallen.
- Debitoren-Rechnungen konnten nicht mehr geschrieben werden, wodurch Umsätze fehlten.
Aufgaben/Maßnahmen
- Reverse Engineering des manuellen, undokumentierten Abrechnungsprozesses
- Manuelle Abrechnung auf Basis von Excel-Tabellen und spontan entwickelter Makros
- Kurzfristige Implementierung der Abrechnung als webbasierte Software-Lösung
- Aufwändige Qualitätssicherung der erstellten Rechnungen
- Besondere Schwierigkeit: Debitoren in mehreren Ländern (EU und Non-EU), Rechnungen in verschiedenen Sprachen und komplexes Preismodell (Abrechnung Plot-Aufträge nach Anzahl Farben, Farbdeckung, Fläche, Maschinentyp und teilweise nach kundenindividuellen Sonderpreisen)
Ergebnis
- Binnen weniger Tage konnten wir den Abrechnungsprozess analysieren und dokumentieren. Die verpassten Abrechnungen wurden manuell nachgeholt und so einen stetiger Umsatzfluss sichergestellt.
- Das in weniger als einem Monat komplett neu erstellte Abrechnungstool erlaubt es fortan den Innendienst-Mitarbeitern zuverlässig und einfach Abrechnungsläufe selbst zu erstellen.
- In einem zweiten, nachgelagerten Projekt habe ich einige Monate später die Anbindung des erstellten Abrechnungstools an das SAP des Mutterkonzerns verantwortet.
Referenz Nr. 11
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