Kurzfristiger Neuaufbau des Debitoren-Billings im Rahmen einer Notmaßnahme zur Sicherstellung der Liquidität nach Ausfall des einzigen Mitarbeiters mit Prozess-Know-How

Kurzfristiger Neuaufbau des Debitoren-Billings im Rahmen einer Notmaßnahme zur Sicherstellung der Liquidität nach Ausfall des einzigen Mitarbeiters mit Prozess-Know-How

Leistung: IT-Projektleiter

Auftraggeber

Branche
Informationstechnologie / Bauwirtschaft
(Internetbasierte Dienstleistungen für die Baubranche)

Größe
17 Mio. Euro Umsatz, 100 Mitarbeiter

Mandat 

Funktion
Neuaufbau Rechnungslegung binnen Tagen (nach personellem Ausfall)

Auftrag
Der Abrechnungsprozess wurde rekonstruiert und die erste Abrechnung manuell durchgeführt. Danach wurde binnen drei Wochen eine webbasierte Software-Lösung zur Rechnungslegung implementiert, die einfach für andere Mitarbeiter nutzbar war.

Einsatzort
Zürich

Projektdauer
2 Monate

Ausgangslage/Problem

  • Die Rechnungslegung eines Geschäftsbereiches erfolgte in einem aufwändigen, manuellen und nicht dokumentierten Prozess (fünfstellige Anzahl Fakturen pro Monat).
  • Der einzige dazu fähige Mitarbeiter ist unerwartet und dauerhaft ausgefallen.
  • Debitoren-Rechnungen konnten nicht mehr geschrieben werden.

Aufgaben/Maßnahmen

  • Reverse Engineering des manuellen, undokumentierten Abrechnungsprozesses
  • Manuelle Abrechnung auf Basis von Excel-Tabellen und spontan entwickelter Makros
  • Kurzfristige Implementierung der Abrechnung als webbasierte Software-Lösung
  • Aufwändige Qualitätssicherung der erstellten Rechnungen
  • Besondere Schwierigkeit: Debitoren in mehreren Ländern (EU und Non-EU), Rechnungen in verschiedenen Sprachen und komplexes Preismodell (Abrechnung Plot-Aufträge nach Anzahl Farben, Farbdeckung, Fläche, Maschinentyp und teilweise nach kundenindividuellen Sonderpreisen)

Ergebnis

  • Binnen weniger Tage konnten wir die verpassten Abrechnungen manuell nachholen und so einen stetigen weiteren Umsatzfluss sicherstellen.
  • Das in kürzester Zeit neu erstellte Abrechnungstool erlaubt es, fortan den Innendienst-Mitarbeitern zuverlässig und einfach Abrechnungsläufe selbst zu erstellen.

Im Netzwerk teilen